Zarządzanie należnościami w przedsiębiorstwie

Sprzedając towary lub usługi klientom, firmy mogą ustanowić linię kredytową, cykliczne płatności lub inny sposób, aby klient mógł kupować w czasie. Mimo że całkowita sprzedaż zamówienia jest określona jako jedna duża kwota, przychody są rozłożone w czasie i zarządzane przez dział należności firmy. Pobieranie płatności za te faktury lub rachunki może być również rozłożone w czasie.

Jakie są procedury zarządzania należnościami?

Zarządzanie należnościami oznacza ustalanie priorytetów i przestrzeganie najlepszych praktyk w celu utrzymania stałego przepływu środków pieniężnych dla firmy. Oto typowe procedury zarządzania należnościami:

• Ustalenie warunków płatności.
  • Ile zapłacić (w tym obowiązujące rabaty za wcześniejsze lub pełne płatności).
  • Komu zapłacić.
  • Gdzie wysłać płatność
  • Termin płatności.
  • Czego się spodziewać, jeśli płatność nie zostanie zapłacona w terminie.
• Regularne fakturowanie.
• Automatyzacja lub inne konfigurowanie opcji otrzymywania płatności.
• Dokumentowanie otrzymanych i zdeponowanych płatności.
• Przegląd należności, aby mieć świadomość opóźnień w płatnościach.
• Komunikowanie się z klientem lub osobą odpowiedzialną za zobowiązania klienta lub działem sprzedaży.
• Ustalenie polityki windykacyjnej (co się dzieje, gdy płatność jest przeterminowana).
  • Sposoby kontaktowania się z klientami w sprawie przeterminowanych rachunków.
  • Kiedy i jak często dochodzi do kontaktu.
  • Czas lub wysiłek kontaktowy przed wysłaniem konta do windykacji.
  • Działania określające natychmiastową eskalację.
  • Kiedy konto jest zazwyczaj wysyłane do podmiotów zewnętrznych (np. opóźnienie 90–120 dni).
• Ustanowienie procesów dla
  • Współpraca z agencją windykacyjną.
  • Kiedy spisywać konto na nieściągalny dług.
  • Wykonywanie czynności prawnych, gdy klient odmawia zapłaty.

Jak należności wpływają na codzienne operacje?

Działalność związana z należnościami ma wpływ zarówno na przepływy pieniężne, jak i kapitał obrotowy. Kapitał obrotowy to migawka w czasie, a przepływy pieniężne są miarą zdolności firmy do generowania przyszłej gotówki w razie potrzeby.

Aktywa obrotowe, zgodnie z bilansem firmy, obejmują gotówkę, należności, inwestycje krótkoterminowe, zapasy lub wszelkie aktywa, które można łatwo zamienić na gotówkę w ciągu roku. Zobowiązania, takie jak rozliczenia międzyokresowe bierne, to wydatki do spłaty w ciągu roku. Kapitał obrotowy jest miarą płynności przedsiębiorstwa, czyli jego zdolności do konwersji aktywów na gotówkę. Ta konwersja jest konieczna, aby móc spłacać zobowiązania i inne codzienne koszty prowadzenia działalności.

Kapitał obrotowy = aktywa obrotowe – zobowiązania krótkoterminowe

Jeśli firma sprzedaje klientom na kredyt, ale dział należności nie pobiera płatności w terminie, może nie wystarczyć pieniędzy na opłacenie rachunków za media lub na przykład pracowników. Kiedy firma zarządza swoimi należnościami za pomocą agresywnej windykacji lub surowszej polityki kredytowej, kapitał obrotowy wygląda imponująco jako miara solidnej kondycji finansowej. Wzrost salda należności może wydawać się dodatnim aktywem obrotowym, jednak jeżeli należności nie zostaną ściągnięte i zamienione na środki pieniężne, przepływy pieniężne ulegną znacznemu ograniczeniu.